Nuevo reglamento: Requisitos que deben cumplir los softwares de facturación

PrintMailRate-it

​Publicado el 15.12.2023


El 6 de diciembre de 2023 se ha publicado en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.




Los conceptos más importantes del Reglamento son los siguientes:

Objeto y ámbito territorial

El término factura incluye tanto la factura completa como la simplificada, de acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Se considera sistema informático de facturación el conjunto de hardware y software que se utiliza para expedir facturas mediante la admisión, conservación y procesamiento de la información de facturación.

El Reglamento es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico en vigor, en País Vasco y Navarra, y, teniendo en cuenta las especialidades de las normativas específicas de Canarias, Ceuta y Melilla.

Ámbito subjetivo y objetivo

Se aplicará a los siguientes obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de la actividad:
  • Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
  • Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

También se aplicará a productores y comercializadores de sistemas informáticos que son objeto de este impuesto.

No se aplicará a los contribuyentes obligados al Suministro Informático de Información (SII).

El Reglamento se aplicará a los sistemas informáticos de facturación de todas las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios mencionados anteriormente, excepto de las siguientes:

1. Determinadas operaciones para quienes tributen bajo el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA.

2. Operaciones en las que no se deba expedir factura por ser:
  • Realizadas por empresarios o profesionales que apliquen el régimen especial de recargo de equivalencia.
  • Realizadas por empresarios o profesionales que estén acogidos al régimen simplificado del IVA (salvo que la determinación de cuotas devengadas se haga en atención al volumen de ingresos) 
  • Aquellas en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.


3. Determinadas operaciones de entregas de energía eléctrica


4. Operaciones documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.


Recursos informáticos necesarios para cumplir las obligaciones del Reglamento

Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de estas dos opciones:

  • Un sistema informático que cumpla lo dispuesto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y este Reglamento.
  • La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración Tributaria.

Requisitos de los sistemas informáticos de facturación

Deberán garantizar:
  • La integridad e inalterabilidad de los registros de forma que, una vez generados y registrados, no se puedan alterar sin que el propio sistema lo detecte y avise. Si hay que corregir o anular datos, se deberá realizar mediante un registro adicional posterior, sin alterar los datos originales.
  • La trazabilidad de los registros. Deberán estar encadenados pudiendo verificarse el rastro desde la creación, por lo que el sistema deberá proporcionar las funcionalidades que permitan este seguimiento clara y fiablemente. Todos los datos tendrán que incluir la fecha de registro.
  • La conservación, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, accesibilidad y legibilidad de todos los registros generados. Además, el sistema deberá tener un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de esos registros.

Los sistemas tendrán que contar con un registro de eventos que recojan de forma automática determinadas interacciones con dicho sistema, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando todos esos datos.

Deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con transcendencia tributaria, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta.

Generación y contenido del registro de facturación de alta

Los sistemas informáticos de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta simultánea o inmediatamente anterior a la fecha de expedición de la factura, registro que deberá incluir: 

  • NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura. 
  • Cuando sea obligatorio, el NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social completa de la persona o entidad destinataria de las operaciones. 
  • Indicación de si la factura ha sido expedida por el destinatario o terceros, o por la propia persona o entidad que realiza la operación. 
  • Número y, en su caso, serie de la factura.
  • Fecha de expedición y fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, o se haya recibido en su caso el pago anticipado si es diferente a la de expedición. 
  • Tipo de factura (completa o simplificada) y detalle adicional para identificar la tipología. 
  • Si es rectificativa, indicar su tipo, características y, en su caso, identificación de la rectificada. 
  • Si es sustitutiva de una simplificada anterior, identificar la sustituida. 
  • Descripción general de las operaciones. 
  • Importe total de la factura. 
  • Indicación del/os régimen/es aplicados a efectos de IVA
  • Indicar si hay inversión del sujeto pasivo. 
  • Base imponible y tipo o tipos impositivos, cuota, recargo de equivalencia y cuota. 
  • Si es una operación no sujeta a IVA, el importe y causa. 
  • Cuando no sea el primer registro de facturación generado por el sistema, el número y fecha de la factura que consta en el registro de facturación. 
  • Código de identificación del sistema informático utilizado. 
  • Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de alta. 
  • Características adicionales. 

Todos los importes monetarios deberán expresarse en euros, haciendo la conversión a esta moneda cuando se haya expedido la factura en otra divisa. 

Generación y contenido del registro de facturación de anulación

Se generará un registro de anulación cuando erróneamente se haya emitido una factura y haya que anular ese registro de alta. Este registro de anulación deberá contener: 

  • NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a generar el registro.
  • Indicación de si el registro de facturación de anulación ha sido generado por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinarios o por terceros. En su caso, NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del destinatario o tercero, que utilice algún sistema informático de los citados en este Reglamento.
  • El número y, en su caso, serie de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anula.
  • La fecha de expedición de la factura de alta que se anule.
  • Cuando no sea el primer registro de facturación, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anterior.
  • El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema que genera el registro de facturación de anulación que, sirvan para identificar al mencionado sistema informático, y permitan conocer sus características e instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema.
  • Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro.
  • Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de anulación.

Huella o “hash” y firma electrónica de los registros de facturación

Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y anulación mencionados anteriormente, y deberán firmarse electrónicamente.

Declaración responsable de los sistemas informáticos

La persona o entidad que produzca el sistema informático deberá, mediante declaración responsable, certificar que cumple con lo dispuesto en el Artículo 29.2.j) de la LGT y con lo dispuesto en este reglamento. Esta declaración deberá ser por escrito y visible en el propio sistema.

Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

El receptor de la factura, podrá voluntariamente proporcionar determinada información a la AEAT facilitando los datos del código “QR” de la misma.

Además, cuando la factura sea “VERI*FACTU” o “verificable en la sede electrónica de la AEAT”, el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida o no por el emisor a la AEAT.

La remisión de información no tendrá consideración de denuncia pública.

Entrada en vigor

El reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, los obligados tributarios deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados al reglamento antes del 1 de julio de 2025.

Los productores y comercializadores de sistemas informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados al reglamento en un plazo máximo de 9 meses desde el 7 de diciembre de 2023. Cuando sean sistemas informáticos de mantenimiento plurianual contratados antes de esos 9 meses, deberán estar adaptados al contenido del reglamento antes del 1 de julio de 2025.

Asimismo, antes de los 9 meses desde la publicación del Reglamento, estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables.

Contacto

Contact Person Picture

Alfonso Húescar

Tax Consultant

Socio

+34 915 359 977

Contactar

Contact Person Picture

Ester García

Tax Consultant

+34 915 359 977

Contactar

 Nuestros servicios

Deutschland Weltweit Search Menu